Mariska Adegeest, eigenaresse van Notariskantoor Adegeest, deelt in deze casestudy de uitdagingen binnen haar sector. Klantverwachtingen en digitalisering veranderen de spelregels. Hak + Baak Accountants heeft Adegeest geholpen om te groeien, zich aan te passen en vooruit te kijken, waardoor ze klaar zijn voor de toekomst.

Het notariskantoor is sinds 1984 gevestigd aan de Van Alkemadelaan 139 in Den Haag. Mariska is destijds begonnen als kandidaat-notaris onder de hoede van Gijs Verdoes Kleijn. In 2004 heeft zij het kantoor overgenomen en voortgezet onder de naam Notariskantoor Adegeest & Van Gasteren en vanaf 2011 onder de naam Notariskantoor Adegeest. Het is een klein kantoor, waar klantgericht gewerkt wordt met een vast team van 6 medewerkers. Notariskantoor Adegeest richt zich voornamelijk op de particuliere markt en ondernemers. Naast alle voorkomende notariële werkzaamheden, zijn de kernactiviteiten: familierecht, onroerend goed en ondernemingsrecht. Het notariskantoor is een financieel gezond kantoor, met een mooie diversiteit aan klanten.

De grootste uitdaging is de verschuiving van de markt. Vroeger waren mensen erg trouw aan hun eigen notaris. Tegenwoordig zie je dat mensen steeds meer online gaan shoppen. De klant selecteert veel meer op prijs en ze vergelijken de kantoren online. Daarnaast is de klantwens ook enorm veranderd. De klant is in de digitale wereld volledig in controle. Ze zijn gewend om snel te schakelen. Daarmee zijn de eisen van de klant ook veranderd. Veeleisender. Het tempo waarin dingen moeten, is in de loop der tijd enorm toegenomen, omdat (bijna) alles digitaal gebeurt. Kantoor Adegeest heeft hier gelukkig weinig last van, veel klanten weten nog steeds hun weg te 
vinden naar de Alkemadelaan. “Als je vroeger een huis kocht, kreeg je de koopovereenkomst na 3 maanden in je brievenbus. De tijd die een notaris nu heeft om de akte te laten passeren en de koper daadwerkelijk de sleutels te overhandigen, bedraagt 14 dagen. Een groot verschil met 15 jaar geleden,” schetst Mariska de nieuwe situatie, ”Dat betekent voor ons dus een enorme versnelling. Klanten verwachten heel veel en dat maakt het soms wel eens uitdagend. Daar moet je als kantoor wel op kunnen inspelen. Een andere uitdaging voor de sector  is om je business stabiel te houden. De ene periode is het hartstikke druk en vervolgens weer even rustig. De markt is natuurlijk nooit stabiel. We hebben ook een behoorlijke crisis achter de rug, waardoor veel kantoren afscheid hebben moeten nemen van goede mensen. Ook wij hebben dit helaas bij de hand gehad. De hele onroerend goed markt droogde op.”

“Om aan de klantwens te kunnen voldoen, zijn we heel geleidelijk overgestapt naar een digitaal proces. Wij vragen onze klanten nu of ze de dossiers per post of per e-mail willen ontvangen. Het gros van de mensen kiest natuurlijk voor de digitale variant, maar we hebben nog een aantal oudere klanten die het toch prettig vinden om het per post te ontvangen. In deze behoefte willen we ook graag blijven voorzien. Het heeft natuurlijk ook veel voordelen, voor ons is het ook fijn om snel te kunnen schakelen, het scheelt papier en verzendkosten. Het is zeker ook een positieve ontwikkeling”, vertelt Mariska, “Ons eigen financiële notariële pakket is in de loop der tijd ook meegegroeid. De accountants van Hak + Baak hebben ons hier goed mee geholpen. Het is voor hen ook veel fijner. Het stabiliseren en voorspellen van je markt, is een veel lastiger vraagstuk. Natuurlijk kun je je niet echt voorbereiden op een volgende crisis. Maar het verleden heeft mij wel geleerd om voorzichter te zijn en minder risico’s te nemen. Goed inzicht in je business helpt hierbij. Waar sta je nu en wat zijn kansen voor de toekomst. De accountants van Hak + Baak adviseren mij hier goed in”

“Doordat wij goed kunnen inspelen op de veranderde klantwens en het feit dat wij een hele goede
samenwerking hebben met accountantskantoor Hak + Baak, maakt dat wij een gezond notariskantoor zijn. We hebben tevreden medewerkers en onze klanten weten ons gelukkig ook altijd weer te vinden. Ik denk dat we trots mogen zijn op wat we nu hebben neergezet. Ieder jaar gaat het beter, ook qua resultaten.” vertelt Mariska met gepaste trots.

“De samenwerking met Hak + Baak is ontstaan in 2008. Notariskantoor Adegeest heeft destijds afscheid genomen van haar toenmalige accountant en is toen een samenwerking aangegaan met Ad den Hoedt. Ad werkte toentertijd nog bij een ander kantoor, maar toen hij de overstap maakte naar Hak + Baak zijn wij hem trouw gevolgd. Het was fijn omdat zijn collega Marco ook dezelfde overstap heeft gemaakt. We werken met erg veel plezier met hen samen.”

“Wat ik heel fijn vind aan de mensen van Hak + Baak, is dat zij in staat zijn om alle ingewikkelde financiële activiteiten in Jip en Janneke taal aan mij uit te leggen. Daardoor wordt het voor mij heel inzichtelijk en begrijpelijk en heb ik het gevoel dat ik precies weet waar we met het kantoor staan en waar we naartoe zouden willen. Ze denken mee over de hele breedte en geven advies voor de toekomst”, beschrijft Mariska de samenwerking, “Ad prikkelt me ook om over bepaalde zaken na te denken. Maar hij duwt me nooit een bepaalde richting in en respecteert mijn beslissing. Ook als ik besluit om niet te kiezen voor fiscaal gezien de meest aantrekkelijke oplossing. Hij verliest mijn persoonlijke wensen en gevoel daarbij niet uit het oog. Dat waardeer ik zeer. Eigenlijk passen alle mensen van Hak + Baak goed bij ons. We hebben een hele natuurlijke klik. Ze zijn enorm klantgericht, we worden echt op onze wenken bediend. Je vraagt, zij draaien. Ontzettend snel en flexibel. Ik kan me niet voorstellen dat we ooit met een ander accountantskantoor zullen werken. Hak + Baak helpt ons over de hele breedte van ons kantoor: loonadministratie, personeelszaken, jaarrekeningen, de verplichte rapportages naar het Bureau Financieel Toezicht. Marco is minimaal elke 14 dagen een dag bij ons op kantoor om te zorgen dat alles klopt. En binnen onze sector moet dat extra secuur gebeuren. Zo moeten we bijvoorbeeld overdrachtsbelasting betalen; dit moet uiteraard precies kloppen met de dossiers. De bewaringspositie is ook een belangrijk onderdeel binnen onze sector. Marco houdt dit allemaal in de gaten en stuurt alle gegevens op tijd naar de betreffende instanties. Hij ziet erop toe dat alle betalingen correct verricht zijn en hij controleert of alle dossiers op nul uitkomen. Kortom: Hak + Baak zorgt werkelijk voor alles als het gaat om de financiën. In het verlengde daarvan geven ze ons ook strategisch advies."